آیا مدیریت حافظه سازمانی در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران امری ضروری است؟

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 دانشجوی کارشناسی ارشد علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد تهران شمال

2 دانشیار، علم اطلاعات و دانش‌شناسی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

3 دانشیار گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران شمال

چکیده

هدف: بررسی اینکه سازمان اسناد و کتابخانه ملی به‌عنوان نهادی فرهنگی تا چه حد به ملزومات دانش سازمانی توجه دارد و از نظر کارکنان تا چه حد استقرار حافظه سازمانی به‌منزله پایگاهی برای ذخیره، مستندسازی، و به‌کارگیری دانش ضرورت دارد.
روش‌شناسی: این پیمایش با استفاده از پرسشنامه پژوهشگرساخته داده‌های مورد نیاز در زمینه‌های کسب دانش، اشتراک دانش، کاربرد دانش، و ذخیره دانش را جمع‌آوری کرد. جامعه آماری شامل 253 نفر از کارکنان با تحصیلات حداقل کارشناسی ارشد بودند که به‌صورت کل‌شمار نظرسنجی به‌عمل آمد، نهایتا 248 پرسشنامه مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت. روایی ابزار، صوری و محتوایی بوده و برای سنجش اعتبار ابزار نیز از آلفای کرونباخ استفاده شد که با توجه به ضریب 702/0 وضعیت گویه‌ها مناسب ارزیابی شد. برای تجزیه و تحلیل یافته‌ها از آزمون‌ کای اسکوئر بهره گرفته شد.
یافته‌ها: 2/26% کارکنان (بالاترین سهم) اذعان داشته‌اند که اطلاعات مورد نیاز خود را از مسئول واحد و به‌صورت شفاهی کسب می‌کنند اما مایلند اطلاعات مورد نیاز را مستندشده و به‌صورت الکترونیکی دریافت کنند. تقریبا 100% کارکنان به‌اشتراک‌گذاری دانش و تجربیات را بیش از حد متوسط در روند بهتر کارها مؤثر دانسته‌اند و تمایل آنها به اشتراک دانش در حد بالا ارزیابی شده است. راهبردهای مدیریتی در این سازمان کمتر از حد متوسط کاربرد دانش و تجربیات پیشین را مورد حمایت قرار می‌دهد. بالاترین دلیل این امر، بی‌توجهی به جایگاه افراد باتجربه و دانش پیشین ذکر شده است. از نظر کارکنان، پیش‌نیازهای ذخیره و مستندسازی دانش و تجربیات در این سازمان بیش از حد متوسط مهیّاست.
نتیجه‌گیری: با توجه به شرایط موجود، ایجاد نظام مدیریت حافظه سازمانی در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ضروری است.

کلیدواژه‌ها


عنوان مقاله [English]

Is It Necessary to Create Organizational Memory in National Library and Archives of Iran

نویسندگان [English]

  • M. Karimi Chaijani 1
  • N. Neshat 2
  • Z. Mirhosseini 3
2 Faculty member
چکیده [English]

Purpose: To explore the extent to which National Library and Archives of Iran (NLAI) as a cultural centre pay attention to organizational knowledge and staff take the creation of organizational memory as a database to store, authorize and utilize knowledge important.
Methodology: Using a self-designed questionnaire, data on attain, share, apply and store knowledge was gathered. The population consisted of 253 staffs with graduate degrees, all of which were surveyed and 248 filled questionnaires were analysed. Face and content validity were confirmed and Cronbach Alpha calculated as 0.702. Chi-square test was used.
Results: 26.2% of staff affirmed that they acquire the required information verbally from the unit executer, however tend to have it documented and electronically. Almost everyone evaluated the effectiveness of knowledge and experience sharing in work processes above the average and their tendency toward sharing knowledge was high. Managerial strategies support the application of knowledge and experiences lower than average. The main reason is the negligence of skilled staff and organizational knowledge. In staff views, the requirements for knowledge and experience storage and authorization in NLAI is more than average ready.
Conclusion: It is necessary to create an organized system for storing organizational memory in NLAI.

کلیدواژه‌ها [English]

  • Organizational memory
  • Knowledge attainment
  • Knowledge sharing
  • Knowledge storage
  • National Library and Archives of Iran
اسلامیان، مریم (1387). طراحی و تدوین الگوی مستندسازی تجارب مدیران دانشگاه شهید بهشتی. پایان‌نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه شهید بهشتی، تهران.

امیرخانی، امیرحسین (1383). پایگاه دانش: تلاش در ایجاد تعامل مدیریت دانش و نوآوری. کتاب، 15 (3)، 24-36.

باقری، والی‌اله؛ کاملی‌میانرودی، سیده‌هدی؛ باقری، سمیه؛ و کاملی میانرودی، سیده‌مریم (1392). مفاهیم مدیریت دانش. تهران: آتی‌نگر.

بیگ، لیلا (1385). ارایه مدل مفهومی عوامل سازنده حافظه سازمانی سازما‌‌ن‌های مجازی پویا. پایان‌نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه الزهرا، تهران.

پورعباس‌مفرد، آرش (۱۳۸۸). طراحی و تدوین ساز و کارهای حافظه سازمانی در آستان قدس رضوی. پایان‌نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه پیام نور، تهران.

پیری، زکیه (1387). طراحی مدل حافظه سازمانی بخش مدارک پزشکی مراکز آموزشی و درمانی. پایان‌نامه دکترای تخصصی، دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی، ایران.

جزائری، ماندانا؛ فراهی، احمد؛ و نوروزی، مهدی (1389). بررسی ضرروت استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی در مستندسازی فنی پروژه‌ها. حسابداری مدیریت، 3 (5)، 75-86.

جعفری مقدم، سعید؛ بابایی زکلیلی، محمدعلی (1379). مطالعات موردی تجربیات مدیریت در صنعت آب و برق. کرج: مؤسسه تحقیقات و آموزش مدیریت.

جمشیدی، گیتی؛ حیدری، غلامرضا (1394). شناسایی زیرساخت‌ها و سازوکارهای مستندسازی تجارب و دانش در کتابخانه‌های دانشگاهی ایران. تحقیقاتکتابداریواطلاعرسانیدانشگاهی، 49 (2)، 191-211.

ضیایی، ثریا؛ توکلی، ثامنه (1394). مستندسازی تجربیات: تحلیلی بر عوامل رفتاری - فرهنگی و سازوکارهای ثبت تجارب مدیران (موردپژوهی: مرکز اسناد آستان قدس رضوی). مطالعات ملی کتابداری و سازماندهی اطلاعات، 26 (4)، 139-154.

مدنی بروجنی، امیرحسین (1386). نقش مستندسازی تجربیات مدیران و کارشناسان در توسعه دانش در سازمان فرهنگی، هنری شهرداری تهران و ارائه راهکارهای مناسب. پایان‌نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم تحقیقات، تهران

نیک‌سال‌اف، راضیه (1389). مؤلفه‌های استفاده از سیستم اطلاعاتی حافظه سازمانی و خلق دانش سازمانی (مطالعه موردی در شرکت آب و فاضلاب شهر شیراز). پایان‌نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه پیام نور، شیراز.

Anand, V. (1999). Using an organizational memory framework to study the effect of organizational knowledge. Unpublished doctoral, University of Arizona, Tucson.

Gazeau, M. (1998). Le Management de la Connaissance. In M. Alavi, & D.E. Leidner, Review knowledge & knowledge management systems: Conceptual foundations and research issues. MIS quarterly, 25 (1), 107-136.

Gold, A. H., Malhotra, A., Segars, A. H. (2001). Knowledge management an organization capabilities perspective. Journal of management information system, 18 (1), 185-214.

Jennex, M. E., & Olfman, L. (2002). Organizational memory/ knowledge effects on productivity, a longitudinal study. Proceedings of the 35th Hawaii International Conference on System Sciences, January 07 – 10, (pp 1229-1231). IEEE.

Li, H. (2006). An exploration of the relationship between organizational structure and organizational memory using simulation. Unpublished doctoral dissertation, Claremont Graduate University, California.

McCall, M. W., Lombardo, M. M., & Morrison, A. M. (1988). Lessons of Experience: How Successful Executives Develop on the Job. New York: Lexington books.

Miller, L., & Nilakanta, S. (1997). Tools for organizational decision support: the design and development of an organizational memory system. Proceedings of the Thirtieth Hawaii International Conference on System Sciences, January7-10. Retrieved Jan. 14, 2018, from http://ieeexplore.ieee.org/document/661644/?reload=true

Ofi, B., & Sowunmi, O. (2012). Nursing documentation: Experience of the use of the nursing process model in selected hospitals in Ibadan, Oyo State, Nigeria. International Journal of Nursing Practice, 18 (4), 354-362.

Scalzo, N. (2006). Memory loss? Corporate knowledge and radical change. Business strategy, 27 (4), 60- 69.

Snis, U. (2000). Knowledge is acknowledged? a field study about people. processes, documents and technologies. Proceedings of the 33rd Annual Hawaii International Conference on System Sciences, IEEE. Doi: 10.1109/HICSS.2000.926706

Spek, R., & De Hoog, R. (1994). Towards a methodology for knowledge management. In Proceedings ISMICK'94: 2nd International Symposium on the Management of Industrial and Corporate Knowledge, October 26-27, (pp. 93-102).  Compiegne, France: IIIA.

Stein, E. W. (1995). Organization memory: Review of concept and recommendations for management. International journal of information management, 15 (1), 17-32

Vrincianu, M., Anica-Popa, L., & Anica-Popa, I. (2009). Organizational memory: an approach from knowledge management and quality management of organizational learning perspectives, Quality Management in Services, XI (26), 473-481. Retrieved March 4, 2016, from http://www.amfiteatrueconomic.ro/temp/Article_888.pdf

Zucker, B., & Schmitz, C. (2000). Knowledge flow management: Wissen nutzen staff verspielen. In F. Lehner, & R. K. Maier, How can organizational memory theories contribute to organizational memory systems?. Information Systems Frontiers, 2 (3-4), 277-298.