Analyzing the Factors Affecting the Organization of Resources in the National Library and Archives of IRAN

Document Type : Research َ Article

Authors

1 Assistant professor, National Library and Archives of Iran, Tehran, Iran

2 M.A. in Knowledge and Information Science, National Library and Archives of Iran, Tehran, Iran

3 PhD. in Knowledge and Information Science, National Library and Archives of Iran, Tehran, Iran

10.30484/nastinfo.2023.3397.2206

Abstract

Purpose: The purpose of this task is to identify both internal and external strategic factors for organizing book and non-book resources and to provide appropriate strategies based on the findings.
Method: The research method was document study and survey. The research community included 10 experts from within the organization for brainstorming sessions and 40 experts from inside and outside the organization were purposefully selected to complete the questionnaire because of their experience and expertise. Data was collected through document-library study, brainstorming sessions, and researcher-made questionnaires and the data was examined with the help of a SWOT matrix.
Findings: The total score of internal factors was 3.5128 and external factors was 3.3886. The strengths of the book and non-book resource organization emphasize standardization and development of new organization tools for increasing quality and technological approach. Lack of attention to research achievements, technological limitations, quality challenges standardization, and human resource problems are significant weaknesses. The governance position of the organization, access to up-to-date organizational tools, access to academic and organizational learning, legal deposit law, ease of use and user-friendliness of Rasa software; interaction and participation of users and beneficiaries of the organization are the most important opportunities. Budget, facilities, and technological limitations, barriers to educational development, poor users participating in organizing; the lack of an integrated strategy, issues and problems of experts' jobs, and ignoring the importance of organizing by senior management are the most important threats as part of our efforts to improve our services, we work closely with publishers and managers to implement new frameworks and formats. We also focus on organizing new types of resource formats and collaborating with scientific and research institutions. Additionally, we are developing tools and requirements for publishing bibliographic data in the semantic web, compiling ontologies, and migrating data to the linked data format. We continuously work on refining bibliographic data and Authority databases in Rasa software, and we give users the opportunity to participate in editing and correcting cataloging records. We have developed quality control guidelines and strengthened our National Organization Council and specialized committees. We aim to improve our governance position in the field of organization and continuously provide up-to-date training and development opportunities for our experts. We attend specialized conferences and events and pay close attention to human resources and working conditions. These are the important strategies we have proposed to improve our services even more.
Conclusion: Updating and improving methods of organization and tools to increase the dissemination and accessibility of data in the semantic web by creating linked data and developing ontologies, creating technology-related facilities and platforms for user participation and social organization, interaction with stakeholders such as users, scientific and specialized institutions, universities, etc. To synergize and share knowledge and facilities will develop the organization of the book and non-book resources. Development of expert training and conducting applied research and improving management will also increase the quality of this field. Finally, revitalizing and strengthening the National Organizing Council is an important strategy that can have an impact on the organizing in the organization and at the country level, with the NLAI as its center.

Keywords

References

 
اسدنیا، ابوالفضل و جلیل‌پور، پیمان(1394). تدوین برنامۀ راهبردی در کتابخانه‌ها با استفاده از تحلیلSWOT. نشریۀ علمی ـ تخصصی ادکا (اتحادیۀ انجمن‌های علمی ـ دانشجویی علم اطلاعات و دانش‌شناسی ایران)، تابستان، 2(1)، 47-56.
اسمعیلی گیوی، محمدرضا، نقشینه،نادر وسهلی، فرزانه (1394). تحلیل SWOT و موقعیت‌یابی راهبردی کتابخانۀ ملی ج.ا.ا در قالب «بازاریابی: محصول». تحقیقات کتابداری و اطلاع‌رسانی دانشگاهی، بهار، 49(1)، 55-78.
انصاری، مریم، رحیمی، علیرضا، یارمحمدیان، محمدحسین و یعقوبی، مریم (1388). تحلیل استراتژیک درونی و بیرونی(SWOT Analysis) دانشکده‌ٔ مدیریَت و اطلاع رسانی پزشکی دانشگاه علوم پزشکی اصفهان. مدیریت سلامت، ۱۲(۳۶)، ۳۳-۳۸.
پاکدامن نائینی، مریم، ضیایی، ثریا و اصنافی، امیررضا(1393). برنامه­‌ریزی راهبردی در کتابخانۀ تخصصی پژوهشگاه بین‌­المللی زلزله‌شناسی و مهندسی زلزله بر اساس روش تحلیل راهبردیSWOT. فصلنامۀمدیریت اطلاعات و دانش‌شناسی، تابستان، 1(2)، ۸۴-۹۶.
پشوتنی‌­زاده، میترا و فرج‌پهلو، عبدالحسین (1391). ارزیابی و مقایسۀ کتابخانه‌‎های مرکزی و دانشکده‌‎ای دانشگاه ‎شهید چمران بر اساس تحلیل SWOT. کتابداری و اطلاع‌رسانی، زمستان، 15(3) ، 80-108.
جلیلی، فریبا،درودی، فریبرز و فامیل روحانی، سیدعلی‌اکبر (1399). بررسی نگرش کتابداران برای اجرای راهبردهای حاکمیت داده در برنامه‌ریزی مجموعه‌سازی منابع اطلاعاتی کتابخانه‌­های دانشگاه آزاد اسلامی. فصل‌نامۀ دانش‌شناسی (علوم کتابداری و اطلاع‌رسانی و فناوری اطلاعات)،دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران شمال،بهار، 13(48)، ۱۳-۲۵.
خسروی، احمد، زارعی، احمد و قیصری نیک،  مهدی (1397). تحلیل وضعیت کتابخانه‌های وابسته به سازمان کتابخانه‌ها موزه و اسناد آستان قدس رضوی براساس ماتریسSWOT و ارائۀ راهبردهای استراتژیک مناسب برای این کتابخانه‌ها. پژوهشنامه کتابداری و اطلاع رسانی، دانشگاه فردوسی مشهد، پاییز و زمستان،8 (2)، 265-281.Doi: 10.22067/riis.v0i0.68312
زره‌­ساز، محمد (1400). سازماندهی اطلاعات درایران:فرصت‌­ها وراهکارهای پیشنهاد شده برای رفع چالش‌­ها. فصلنامۀ مطالعات ملی کتابداری و سازماندهی اطلاعات، پاییز، 32(3)، 103-123.
سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی (1391) .سندبرنامه‌ریزی استراتژیک سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی. تهران.
سنگری، محمود و وفائیان، امیر (1395). برنامۀ راهبردی در کتابخانه‌های مرکزی دانشگاهی: موردپژوهی کتابخانۀ مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه خوارزمی. فصلنامه مدیریت اطلاعات و دانش‌شناسی، پاییز، 3(3)، 61-73.
شادانپور، فرزانه و ریاحی­‌نیا، نصرت (1398).مؤلفه‌ها و راهکارهای استمرارکیفیت درکتاب‌شناسی ملی ایران: یک مطالعۀ دلفی. کتابداری و اطلاع‌­رسانی، 22(3)، 32-61.
شیخ شعاعی، فاطمه،  انتظامی، حسین و موسوی، سیدمحمد (1393). تدوین برنامۀ راهبردی کتابخانۀ مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه علوم پزشکی تهران با استفاده از مدل دیوید. کتابداری و اطلاع‌رسانی، 17(2)، 5-30.
طاهری، مهدی و نوشین‌فرد، فاطمه (1390). بررسی تحلیلی کاربردپذیری استاندارد توصیف و دسترسی به منبع(RDA)در محیط اطلاعاتی جدید: ضرورت بازتعریف روابط و کارکردهای جدید. پژوهشنامه کتابداری و اطلاع‌رسانی، بهمن،1(2)، 118-99.
فتاحی،رحمت‌الله (1386). ازآرمان‌ها تا واقعیت: تحلیلی ازمهم‌ترین چالش‌ها ورویکردهای سازماندهی اطلاعات درعصرحاضر. کتابداری واطلاع‌رسانی، زمستان، 4(40)، 183-197.
محمداسماعیل، صدیقه و قربانی، محبوبه (1393). ارزیابی راهبردی ادارۀ کل پردازش و سازماندهی سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی ج.ا.ا. براساس ماتریسSWOT. فصلنامه مطالعات ملی کتابداری و سازماندهی اطلاعات، پاییز،25(3)، 163-179.
مطلبی، داریوش، پوریانی جوان، پروانه و حاجی زین‌العابدینی، محسن (1400). تحلیل نقاط قوّت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای کتابخانه‌های دانشگاه شهید ‌بهشتی و ارائۀ راهبردهای مناسب. علوم و فنون مدیریت اطلاعات، بهار، 7(1)، 77-98.Doi: 10.22091/stim.2020.5271.1404
Asadnia,A.& Jalilpour,P.(2015).Developing a strategic program in libraries using SWAT analysis. ADKA Journal. 2(1), 47-56. [In Persian]
Ansari, M., Rahimi A., Yarmohamadian M., Yaghobbi M. (2009) SWOT Analysis in School of Management and Medical Information Science, Isfahan University of Medical Sciences . Journal of Health Administration; 12 (36) ,33-38. [In Persian]
Chou, C. (2019) Purpose-driven Assessment of Cataloging and Metadata Services: Transforming Broken Links into Linked Data, Cataloging & Classification Quarterly, 57)2-3(, 135-165, DOI: 10.1080/01639374.2019.1571553

Esmaili Givi, M. R., Naghshine, N., & Sahli, F. (2015). SWOT analysis and strategic positioning of the National Library of IRI in the frame of 'marketing: production'. Academic Librarianship and Information Research, 49(1), 55-78. Doi: 10.22059/jlib.2015.56963. [In Persian]
Fattahi,R.(2007).From ideals to reality, an analysis of the most important challenges and approaches to organizing information in today's era . Library and Information Sciences, 10(4), 5-26. [In Persian]
Jalili,F; Doroudi,F. & Familrouhany, A. A.( 2021)Librarians' Attitudes toward Implementing and Executing Data Governance Strategies in Planning the Organization of Information Resources in Libraries, 11(2), 44-64. Doi: 10.22067/infosci.2021.68496.1008. [In Persian]
khosravi, A., Zare, A., & gheysarinik, M. (2018). Identifying the strengths, weaknesses, opportunities and threats in the Libraries, Museums and Documents Center of Astan Qods Razavi based on SWOT matrix and offering executive solutions to improve the programs. Library and Information Science Research, 8(2), 265-281. Doi: 10.22067/riis.v0i0.68312. [In Persian]
KIM, D.S. (2010).Using the Balanced Scorecard for Strategic Operation of the Cataloging Department. Cataloging & Classification Quarterly, 48, 572–584. Doi: 10.1080/01639374.2010.496305
Kodikara, R.;  Seneviratne, T; Punchihewa, C.N.D. (2013) Beyond the Walls: Outreach Initiatives in Library, University of Moratuwa, Sri Lankan Journal of Librarianship and Information Management 5(2),10-22.Doi:10.4038/sllim.v5i2.7155
Matlabi, D., Pouriani javan, P., & Zeinolabedini, M. (2021). A SWOT Analysis for Libraries of Shahid Beheshti University and Providing Appropriate Strategies. Sciences and Techniques of Information Management, 7(1), 77-98. Doi: 10.22091/stim.2020.5271.1404. [In Persian]
Mohamad-Esmaeil, S., & Ghorbani, M. (2014). Strategic Evaluation of the Processing Department at the NLAI According to the SWOT Matrix. Librarianship and Information Organization Studies, 25(3), 163-179. [In Persian]
National Library and Archives of IRAN. (2012). Strategic planning document of National Library and Archives of IRAN. Tehran. [In Persian]
Newport Public Library( 2021) Newport Public Library Strategic Plan: Availabled on:https://newportoregon.gov/dept/lib/pdf/Newport_Public_Library_Strategic_Plan_2021_final.pdf
Pakdaman Naeini, M.; Ziaei,M. & Asnafi, A.R.(2014). Compilingthe strategic program of the department of knowlege and information science (Shahid Chamran University) using SWOT analysis. Resources and Information Services Management, 1(2), 84-96. [In Persian]
Pashoutani Zadeh, M.& Farajphlou, A.(2012).Evaluation and comparison of central and faculty libraries of Shahid Chamran University based on SWOT analysis. Library and Information Science, 15(3), 80-108. [In Persian]
Sangari, M., & Vafaeian, A. (2016). Evaluate the Role of Librarians Working in Collaboration with Faculty for the Prevention of Plagiarism.  Resources and Information Services Management, 3(3), 61-73. [In Persian]
Shadanpour, F., & Riahinia, N. (2019). How to proceed for a continuous quality improvement in National Bibligraphy of Iran? A Delphi study. Library and Information Sciences, 22(3), 37-61. doi: 10.30481/lis.2019.171625.1512. [In Persian]
Sheikhshoaei,F.; Entezami,H.; Mousavi, M.( 2014). Developing a strategic plan for the Central Library and Document Center of Tehran University of Medical Sciences using the David model, Library and Information Science, 17(2), 5-30 . [In Persian]
Taheri, S., & Nooshin Fard, F. (2012). An Analytical Study on the Usability of the Resource Description and Access (RDA) in the New Information Environment: the Necessity of Defining New Functions and Relationships. Library and Information Science Research, 1(2), -. doi: 10.22067/riis.v1i2.8586. [In Persian]
Wu,A.(2012) CATALOGING IN TRANSFORMATION: NEW TRENDS AND FUTURE OUTLOOK,university of Hoston:  http://hdl.handle.net/10657/1378
Zerehsaz, M. (2021). Information Organization in Iran: Opportunities and Proposed Solutions to Solve Challenges. Librarianship and Information Organization Studies, 32(3), 103-123. doi: 10.30484/nastinfo.2021.2941.2068.[In Persian]
Send comment about this article
CAPTCHA Image

Files

History

  • Receive Date: 15 December 2022
  • Revise Date: 28 January 2023
  • Accept Date: 05 March 2023

Share

How to cite

Statistics