واکاوی عوامل موثر بر سازماندهی منابع در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

نوع مقاله : مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 استادیار سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، تهران، ایران

2 کارشناس ارشد علم اطلاعات و دانش‌شناسی، سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران،تهران،ایران

3 دکتری علم اطلاعات و دانش‌شناسی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، تهران، ایران

10.30484/NASTINFO.2023.3397.2206

چکیده

هدف: شناسایی و تحلیل عوامل درونی و بیرونی مؤثر بر سازماندهی منابع کتابی در سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی ایران.
روش: پژوهش حاضر از نوع کاربردی است و با روش مطالعۀ کتابخانه­‌ای ـ اسنادی و پیمایشی انجام شد. جامعۀ پژوهش شامل دو گروه خبرگان حوزۀ سازماندهی داخل سازمان (10 نفر) و متخصصان سازماندهی از داخل و بیرون سازمان(40 نفر) بودند که به دلیل تجربیات و تخصص آنها به صورت هدفمند انتخاب شدند. در این پژوهش اطلاعات از طریق مطالعۀ کتابخانه‌ای، جلسات طوفان فکری و بحث و گفت‌وگو، و پرسشنامه گردآوری شد. تحلیل داده‎‌ها با استفاده از ماتریس SWOT انجام شد.
یافته‌ها: مجموع امتیاز عوامل درونی ۳/۵۱۲۸ و عوامل بیرونی ۳/۳۸۸۶ به دست آمد.عوامل درونی شامل این موارد است: فهرستنویسی پیش از انتشار و بازبینی و تکمیل رکوردهای فیپا، سازماندهی استاندارد منابع، تدوین استانداردها و ابزارهای تخصصی، توسعۀ منابع مرجع سازماندهی‌ کنترل کیفیت سازماندهی،تولید قالب فراداده‌ای مارک، مشارکت متخصصان موضوعی در تحلیل موضوعی منابع، توسعۀ مارک ایران، عدم کاربست عملی یافته‌های پژوهش‌های سازماندهی منابع، ضعف همکاری با کتابخانه‌­ها و موسسات فعال در حوزۀ سازماندهی، مشکلات ساختاری داده­‌های کتابشناختی و مستند برای مهاجرت به محیط داده­‌های پیوندی و وب معنایی، مشکلات فناورانۀ توسعۀ پیاده‌سازی استانداردهای جدید، عدم جذب و تربیت کارشناسان جدید در حوزۀ سازماندهی، کمبود نیروی انسانی متخصص،مشکلات برون‌سپاری سازماندهی، تأثیر منفی تمرکز بر کمیت بر  کیفیتِ سازماندهی منابع کتابی، مشکلات دورکاری،مشکلات فضای کاری.عوامل بیرونی شامل این موارد است: نقش حاکمیتی سازمان و ارائۀ الگوها و استانداردهای سازماندهی، قانون واسپاری، امکان مهاجرت داده‌­های کتابشناختی به محیط وب معنایی و داده‌های پیوندی، همکاری متخصصان حوزۀ سازماندهی سازمان در زمینۀ آموزش دانشجویان و راهنمایی و مشاورۀ پایان‌نامه‌­های دانشجویی، توسعۀ پژوهش‌­های کاربردی سازماندهی، آمادگی مدیران و کارشناسان در پذیرش الگوها و قالب‌­های جدید سازماندهی منابع کتابی، حمایت از متخصصان  برای مشارکت در مجامع بین المللی، همکاری با سایر مؤسسات و اشتراک تجارب و ظرفیت‌­ها برای توسعۀ سازماندهی، امکان افزایش مشارکت کاربران در سازماندهی، عدم اختصاص بودجۀ مناسب برای پروژه‌­های کاربردی حوزۀ سازماندهی، عدم ارتقا و توسعۀ نرم‌افزار جامع کتابخانه (رسا) برای پیاده­سازی استانداردهای جدید، ضعف در ارائۀ آموزش­های روزآمد، نبود راهبرد یکپارچه در سازمان برای سازماندهی منابع (چاپی و دیجیتال)، عدم تمرکز فرایند سازماندهی، نگرانی‌­های شغلی کارشناسان.پیاده‌سازی الگوهای جدید، سازماندهی قالب­‌های جدید منابع، تعامل با ذی‌نفعان، انتشار داده‌­ها در وب معنایی، سازماندهی هوشمند، پالایش فراداده‌­ها، امکان مشارکت کاربران، نظارت کیفی، آموزش روزآمد، حضور در مجامع تخصصی، و بهبود شرایط کاری، از راهبردهای پیشنهادی است.
نتیجه‌گیری:روزآمدسازی روش­ها و ابزارها برای انتشار فراداده‌­ها در وب معنایی در قالب داده­‌های پیوندی و توسعۀ هستی­‌نگاری­ها، تأکید بر سازماندهی اجتماعی، و فراهم کردن زمینه­‌های تعامل با ذی‌نفعان به منظور اشتراک دانش و امکانات، باعث روزآمدی  و توسعۀ آموزش کارشناسان می‌شود، و انجام پژوهش‌­های کاربردی و بهبود مدیریت نیز باعث افزایش کیفیت این حوزه خواهد شد. 

کلیدواژه‌ها


عنوان مقاله [English]

Analyzing the factors affecting the organization of resources in the National Library and Archives of IRAN

نویسندگان [English]

  • mahboubeh ghorbani 1
  • Tahereh YaghoubPour 2
  • Soheila Faal 3
1 Assistant Professor in National Library and Archives of Iran,
2 M.A. in Knowledge and Information Science, National Library and Archives of Iran, Tehran, Iran
3 PhD. in Knowledge and Information Science, National Library and Archives of Iran, Tehran, Iran
چکیده [English]

Purpose: The purpose of this task is to identify both internal and external strategic factors for organizing book and non-book resources and to provide appropriate strategies based on the findings.
Methods: The research method was document study and survey. The research community included 10 experts from within the organization for brainstorming sessions and 40 experts from inside and outside the organization were purposefully selected to complete the questionnaire because of their experience and expertise. Data was collected through document-library study, brainstorming sessions, and researcher-made questionnaires and the data was examined with the help of a SWOT matrix.
Findings: The total score of internal factors was 3.5128 and external factors was 3.3886. The strengths of the book and non-book resource organization emphasize standardization and development of new organization tools for increasing quality and technological approach. Lack of attention to research achievements, technological limitations, quality challenges Standardization, and human resource problems are significant weaknesses. The governance position of the organization, access to up-to-date organizational tools, access to academic and organizational learning, legal deposit law, ease of use and user-friendliness of Rasa software; interaction and participation of users and beneficiaries of the organization are the most important opportunities. Budget, facilities, and technological Limitations, barriers to educational development, Poor users participating in organizing; the lack of an integrated strategy, issues and problems of experts' jobs, and ignoring the importance of organizing by senior management are the most important threats as part of our efforts to improve our services, we work closely with publishers and managers to implement new frameworks and formats. We also focus on organizing new types of resource formats and collaborating with scientific and research institutions. Additionally, we are developing tools and requirements for publishing bibliographic data in the semantic web, compiling ontologies, and migrating data to the linked data format. We continuously work on refining bibliographic data and Authority databases in Rasa software, and we give users the opportunity to participate in editing and correcting cataloging records. We have developed quality control guidelines and strengthened our National Organization Council and specialized committees. We aim to improve our governance position in the field of organization and continuously provide up-to-date training and development opportunities for our experts. We attend specialized conferences and events and pay close attention to human resources and working conditions. These are the important strategies we have proposed to improve our services even more.
Conclusion: Updating and improving methods of organization and tools to increase the dissemination and accessibility of data in the semantic web by creating linked data and developing ontologies, creating technology-related facilities and platforms for user participation and social organization, interaction with stakeholders such as users, scientific and specialized institutions, universities, etc. To synergize and share knowledge and facilities will develop the organization of the book and non-book resources. Development of expert training and conducting applied research and improving management will also increase the quality of this field. Finally, revitalizing and strengthening the National Organizing Council is an important strategy that can have an impact on the organizing in the organization and at the country level, with the NLAI as its center.

کلیدواژه‌ها [English]

  • Information organization
  • Physical resources
  • Strategic analysis
  • SWOT Matrix
  • National Library and Archives of Iran
اسدنیا، ابوالفضل و جلیل‌پور، پیمان(1394). تدوین برنامۀ راهبردی در کتابخانه‌ها با استفاده از تحلیلSWOT. نشریۀ علمی ـ تخصصی ادکا(اتحادیۀ انجمن‌های علمی ـ دانشجویی علم اطلاعات و دانش‌شناسی ایران)، تابستان، 2(1)، 47-56.
اسمعیلی گیوی، محمدرضا، نقشینه،نادر وسهلی، فرزانه (1394). تحلیل SWOT و موقعیت‌یابی راهبردی کتابخانۀ ملی ج.ا.ا در قالب «بازاریابی: محصول». تحقیقات کتابداری و اطلاع‌رسانی دانشگاهی، بهار، 49(1)، 55-78.
انصاری، مریم، رحیمی، علیرضا، یارمحمدیان، محمدحسین و یعقوبی، مریم (1388). تحلیل استراتژیک درونی و بیرونی(SWOT Analysis) دانشکده‌ی مدیریَت و اطلاع رسانی پزشکی دانشگاه علوم پزشکی اصفهان. مدیریت سلامت، ۱۲(۳۶)، ۳3-۳8.
پاکدامن نائینی، مریم، ضیایی، ثریا و اصنافی، امیررضا(1393). برنامه­ریزی راهبردی در کتابخانۀ تخصصی پژوهشگاه بین­المللی زلزله‌شناسی و مهندسی زلزله بر اساس روش تحلیل راهبردیSWOT. فصلنامۀمدیریت اطلاعات و دانش‌شناسی، تابستان، 1(2)، 96-84.
پشوتنی­زاده، میترا و فرج‌پهلو، عبدالحسین (1391). ارزیابی و مقایسۀ کتابخانه‎های مرکزی و دانشکده‎ای دانشگاه‎شهید چمران بر اساس تحلیل. SWOTکتابداری و اطلاع‌رسانی، زمستان، 15(3) ، 80-108.
جلیلی، فریبا،درودی، فریبرز و فامیل روحانی، سیدعلی‌اکبر (1399). بررسی نگرش کتابداران برای اجرای راهبردهای حاکمیت داده در برنامه‌ریزی مجموعه‌سازی منابع اطلاعاتیکتابخانه­های دانشگاه آزاد اسلامی. فصل‌نامۀ دانش‌شناسی (علوم کتابداری و اطلاع‌رسانی و فناوری اطلاعات)،دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران شمال،بهار، 13(48)، 25-13.
خسروی، احمد، زارعی، احمد و قیصری نیک،  مهدی (1397). تحلیل وضعیت کتابخانه‌های وابسته به سازمان کتابخانه‌ها موزه و اسناد آستان قدس رضوی براساس ماتریسSWOTو ارائۀ راهبردهای استراتژیک مناسب برای این کتابخانه‌ها. پژوهشنامه کتابداری و اطلاع رسانی، دانشگاه فردوسی مشهد، پاییز و زمستان،8 (2)، 265-281.DOI: 10.22067/riis.v0i0.68312
زره‌­ساز، محمد (1400). سازماندهیاطلاعاتدرایران:فرصت­هاوراهکارهایپیشنهادشدهبرایرفعچالش­ها. فصلنامۀ مطالعات ملی کتابداری و سازماندهی اطلاعات، پاییز، 32(3)، 103-123.
سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی (1391(.سندبرنامهریزیاستراتژیکسازمان اسناد و کتابخانۀ ملی. تهران.
سنگری، محمود و وفائیان، امیر (1395). برنامۀ راهبردی در کتابخانه‌های مرکزی دانشگاهی: موردپژوهی کتابخانۀ مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه خوارزمی. فصلنامه مدیریت اطلاعات و دانش‌شناسی، پاییز، 3(3)، 61-73.
شادانپور، فرزانه و ریاحی­نیا، نصرت (1398).مؤلفه‌هاوراهکارهایاستمرارکیفیتدرکتاب‌شناسیملیایران: یکمطالعۀدلفی. کتابداری و اطلاع­رسانی، 22(3)، 32-61.
شیخ شعاعی، فاطمه،  انتظامی، حسین و موسوی، سیدمحمد (1393). تدوین برنامۀ راهبردی کتابخانۀ مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه علوم پزشکی تهران با استفاده از مدل دیوید. کتابداری و اطلاع‌رسانی، 17(2)، 5-30.
طاهری، مهدی و نوشین‌فرد، فاطمه (1390). بررسی تحلیلی کاربردپذیری استاندارد توصیف و دسترسی به منبع(RDA)در محیط اطلاعاتی جدید: ضرورت بازتعریف روابط و کارکردهای جدید. پژوهشنامه کتابداری و اطلاع‌رسانی، بهمن،1(2)، 118-99.
فتاحی،رحمت‌الله (1386). ازآرمانهاتاواقعیت: تحلیلیازمهمترینچالشها ورویکردهایسازماندهیاطلاعاتدرعصرحاضر. کتابداریواطلاع­رسانی، زمستان، 4(40)، 183-197.
محمداسماعیل، صدیقه و قربانی، محبوبه (1393). ارزیابی راهبردی ادارۀ کل پردازش و سازماندهی سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی ج.ا.ا. براساس ماتریسSWOT. فصلنامه مطالعات ملی کتابداری و سازماندهی اطلاعات، پاییز،25(3)، 163-179.
مطلبی، داریوش، پوریانی جوان، پروانه وحاجی زین‌العابدینی، محسن (1400). تحلیل نقاط قوّت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای کتابخانه‌های دانشگاه شهید ‌بهشتی و ارائۀ راهبردهای مناسب. علوم و فنون مدیریت اطلاعات، بهار، 7(1)، 77-98.Doi: 10.22091/stim.2020.5271.1404
CAPTCHA Image