مستندسازی تجربیات: تحلیلی بر عوامل رفتاری و فرهنگی مدیران مرکز اسناد آستان قدس رضوی

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 استادیار گروه علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشگاه پیام نور مشهد

2 دانشجوی دکترای علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشگاه پیام نور مشهد؛ کارشناس کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی

چکیده

هدف: شناسایی عوامل رفتاری، فرهنگی، و سازوکارهای ثبت تجارب مدیران در مرکز اسناد آستان قدس رضوی است.
روش/ رویکرد پژوهش: به‌روشپیمایشی، نظر 17 نفر از مدیران و کارشناسان ارشد شاغل در معاونت اسناد آستان قدس رضوی را با استفاده از پرسشنامه پژوهشگر‌ساخته بررسی کرده است.
یافته‌ها: در متغیرهای عوامل رفتاری و فرهنگی، میان وضع موجود و وضع مطلوب تفاوت معنادار است. براساس اولویت‌بندی عوامل رفتاری و فرهنگی در وضع موجود، به جز متغیر "پشتیبانی و مدیریت مدیران رده بالاتر"، سایر متغیرها از درجه اهمیت پایین‌تری برخوردارند و "پرداخت پاداش" کمترین درجه اهمیت (5/1 درصد) را دارد. اما در وضع مطلوب، متغیر "تحول‌گرایی یا پویایی افراد جهت بهبود وضع موجود" دارای بالاترین اهمیت (1/6 درصد) است. در اولویت‌بندی سازوکارهای ثبت تجربه در وضع موجود، متغیر "برگزاری نمایشگاه‌ها/ کارگاه‌های آموزشی" بالاترین (9/2 درصد) و متغیر "تعیین روز یا هفته معرفی تجربه و صاحبان تجربه" پایین‌ترین رتبه (9/1 درصد) را دارد. اما در وضع مطلوب، "ایجاد مراکز تخصصی مستندسازی در سازمان‌ها براساس مأموریت‌های محوله" و انتقال تجربیات کارکنان قبل از بازنشستگی به افراد جانشین" در بالاترین سطح (4/4 درصد)، و متغیر "تهیه بروشورها و کاتالوگ‌ها" در پایین‌ترین رتبه (4 درصد) قرار دارد.
نتیجه‌گیری: مدیران به‌صورت فردی به ثبت تجارب خود تصمیم می‌گیرند؛ در حالی که نگرش مثبت به این کار در بلندمدت به رفتار و تکرار آن به فرهنگی سازنده تبدیل خواهد شد.

کلیدواژه‌ها


عنوان مقاله [English]

Documenting Experiences: An Analysis of Behavioral – Cultural Factors and the Mechanisms of Recording Managers' Experiences (Case Study of Documentation Center of Astan Quds Razavi)

نویسندگان [English]

  • S. Ziaei 1
  • S. Tavakoli 2
2 PhD Candidate, Knowledge and Information Science, Payam Noor University of Mashhad
چکیده [English]

Purpose: To identify behavioral and cultural factors and the mechanisms of recording managers' experiences in Documents Center of Astan Quds Razavi.
Methodology/Approach: 17 senior experts and managers working in document center of Astan Quds Razavi were surveyed using a self-designed questionnaire.
Results: There is a significant difference between the current and the ideal situations considering behavioral and cultural factors variables. The "support and management of high-level managers" is the most important variable and "rewarding" is the least (1.5%). However, in the ideal situation, the "individuals' transformation and dynamism for improvement" variable has the highest importance (6.1%). Regarding the mechanisms for recording experiences, "exhibition and workshops" variable gets the highest (2.9%) and "appointing a day or a week for introducing experienced ones" variable gets the lowest rank (1.9%).Again in the ideal situation, two variables of "establishing documentation centers in organizations based on mission" and "the transfer of experience from retired staffs to successors" stand in the highest level (4.4%), whereas "preparing brochures and catalogues" is the least important factor (4%).
Conclusion: Managers decide individually to record their experiences, while the positive attitude toward this manner in long term will result in a constructive culture in organizations.

کلیدواژه‌ها [English]

  • knowledge management
  • Behavioral factors
  • Cultural factors
  • Experience
  • documentation
  • Documents Center of Astan Quds Razavi
احمدی، علی‌اکبر؛ الهی، شعبان؛ و صالحی، علی (1387). بررسی و تبیین عوامل رفتاری و فرهنگی و سازوکارهای ثبت تجارب مدیران. دانشورز رفتار، 11 (29)، 17-20.

الهی، شعبان؛ احمدی، علی‌اکبر (1379).مستندسازی تجربیات در فرایند مدیریت استراتژیک. مدیریت دولتی، 48 و 49، 53-60.

الهی، شعبان؛ بهاری‌فر، علی؛ و صالحی، علی (1384). طراحی ساختار نظام مستندسازی تجربیات سازمانی مدیران. فصلنامه مدرس علوم انسانی، 9 (3)، 23-52.

امیدی‌فر، سیروس؛ خمسه، اصغر (1387). نقش کتابخانه‌ها در توسعه فرهنگی. شیرازه: نشریه الکترونیکی علوم کتابداری، آرشیو و اطلاع‌رسانی، 1 (6). بازیابی 11 اردیبهشت 1393، از http://old.nlai.ir/Default.aspx?tabid=1438

انواری رستمی، علی‌اصغر؛ شهائی، بهنام (1388). مدیریت دانش و سازمان یادگیرنده: تحلیلی بر نقش مستندسازی دانش و تجربه. مدیریت فناوری اطلاعات، 1 (2)، 3-9.

توکلی، ثامنه؛ سلامی، مریم (1393). واکاوی جریان اطلاعات در فعالیت‌های پژوهشی پژوهشگران کتابخانه، موزه و مرکز اسناد آستان قدس رضوی. فصلنامه کتابداری و اطلاع‌رسانی، 67 (3)، 83-107.

توکلی، ثامنه؛ ضیایی، ثریا (1393). شناسایی عوامل توانمندساز در پیاده‌سازی مدیریت دانش در مرکز اسناد آستان قدس رضوی. مدیریت اطلاعات و دانش‌شناسی، 1 (2)، 75- 83.

جزائری، ماندانا؛ فراهی، احمد و نوروزی، مهدی (1389). بررسی ضرورت استفاده از سیستم های اطلاعاتی در مستندسازی فنی طرح‌های عمرانی. مجله حسابداری مدیریت، 3 (5)، 75- 86.

داوری، محمود (1378). مستندسازی تجارب مشارکت داخل در ساخت نیروگاه. تهران: مدیریت و توسعه.

رضائیان، علی (1384). مبانی رفتار سازمانی. تهران: سمت.

نقی پور، مجید و همکاران (1387).بررسی وضعیت فرهنگ سازمانی و ساختار سازمانی در ارتباط با بکارگیری مدیریت دانش در کتابخانه‌های مرکزی دانشگاه‌های علوم پزشکی کشور در سال 1387. پیاورد سلامت، 2 (3)، 42 – 49.

Becker, K., & Ghedini, C. (2005). A documentation infrastructure for the management of data mining projects. Information and Software Technology, 47 (2), 95-111.

Akhavan, P., Jafari, M., & Fathian, M. (2006). Critical success factors of knowledge management systems: a multi-case analysis. European business review18 (2), 97-113.

Salomone, R. (2008). Integrated management systems: experiences in Italian organizations. Journal of cleaner production16 (16), 1786-1806.

Valmohammadi, C. (2010). Identification and prioritization of critical success factors of knowledge management in Iranian SMEs: An expert's view. African Journal of Business Management4 (6), 915-924.